4 técnicas para aumentar a produtividade

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Se você tem problemas em controlar o tempo, procrastina as principais decisões e deixa tudo para ser resolvido na última hora, conheça algumas técnicas que podem colocar você e sua equipe na linha

O que nós queremos? Aumentar a produtividade do nosso trabalho e da nossa equipe! E como conseguiremos isso? Bem…

A verdade é que muitos empreendedores e líderes têm dificuldades para responder a essa pergunta. A cada dia, criam e impõem novas regras para formar uma equipe superprodutiva. Acontece que, no fundo, essa tática acaba desmotivando ainda mais os funcionários e, aí, você já sabe: funcionário desmotivado não produz nada.

É claro que estabelecer horários para dar uma olhada no e-mail pessoal, procurar desligar as notificações do WhatsApp e das redes sociais e propor alguns períodos de descanso ajudam nessa complicada missão. Afinal de contas, ninguém é uma máquina. No entanto, mais do que isso, é fundamental criar um padrão, uma rotina de produção.

“É importante definir prioridades em termos de impacto no resultado, e não em termos do que você se sente mais confortável fazendo e fazer uma avaliação de rendimento ao final do dia para melhorar o aproveitamento do tempo”, aconselha Diego Simioni, sócio-fundador da GOAKIRA consultoria e especialista em planejamento e finanças.

Se você tem problemas em controlar o tempo, procrastina as principais decisões e deixa tudo para ser resolvido na última hora, conheça algumas técnicas que podem colocar você e sua equipe na linha:

Técnica Pomodoro

O nome peculiar da técnica tem a ver com sua origem. Francesco Cirillo era um italiano que tinha dificuldade para se concentrar nos estudos durante a faculdade. Certo dia, ele pegou um timer da cozinha em formato de um tomate (pomodoro, em italiano) e decidiu marcar o tempo que conseguia estudar sem nenhuma interrupção. Dessa forma, ele desenvolveu a Técnica Pomodoro.

“O melhor de tudo é que ela é bastante simples e exige pouco material: um papel, uma caneta e um cronômetro”, pontua Simioni.

Ao chegar ao trabalho, anote as tarefas que precisam ser realizadas no dia, de acordo com as prioridades. Por exemplo, em primeiro lugar faça as atividades que vão trazer mais impacto para a empresa.

O diferencial está no cronômetro. Com ele, divida seu trabalho em períodos de 25 minutos. Dentro desse tempo, você precisa estar 100% focado no trabalho, sem nenhuma interrupção. Ao encerrar um ciclo, descanse por cinco minutos. E a cada quatro ciclos, faça uma pausa mais longa, de 15 minutos, para descansar.

Ao definir um tempo de concentração máxima, você cria um stress positivo e uma obrigação em cumprir determinada tarefa dentro do prazo. E o descanso serve para você voltar com a cabeça livre para o próximo desafio.

Teoria de Pareto

A Teoria, ou Princípio, de Pareto 80/20 afirma que 80% das consequências advêm de 20% das causas. Para provar essa afirmação, Vilfredo Pareto, autor do princípio, diz que 80% da receita de uma empresa sai das mãos de 20% dos clientes ou que 80% da poluição mundial é provocada por 20% dos países. Em qualquer comparação do gênero, a proporção não foge muito dessa conta.

A essa altura, você deve estar se perguntando como é possível aplicar essa teoria à sua rotina de trabalho. É muito simples. Mais uma vez, comece pegando um papel e uma caneta para anotar todas as tarefas que precisam ser realizadas no dia.

“Aqui entra o Princípio de Pareto, que vai ajudá-lo a classificar a ordem de atividades em termos de importância e impacto”, conta o consultor.

Para cada uma, atribua nota de 1 a 10 para o esforço exigido e para o potencial resultado positivo. Em seguida, divida a nota de esforço pela nota de resultado. A tarefa com a menor relação deve ser feita primeiro, pois ela tem um impacto positivo maior. Dessa forma, mesmo se você não conseguir fazer tudo o que tinha combinado, pelo menos terá resolvido as questões prioritárias e que, teoricamente, são as que importam para que seu negócio funcione.

GTD

Getting Things Done ou simplesmente GTD é um método desenvolvido pelo consultor e instrutor de gestão e produtividade David Allen. Essa metodologia orienta as pessoas a agir com a mente livre, sem preocupações. Na prática, isso significa que você precisa organizar o ambiente de trabalho e se preparar mentalmente antes de começar a colocar a mão na massa. Para isso, escreva todas as tarefas que precisam ser feitas em um local visível. Aqui, é bom classificá-las em um contexto comum, como por clientes, administração e vendas.

O foco principal do GTD é fazer a atividade, e não ficar pensando na próxima tarefa. Desse jeito, o autor acredita que o bloqueio mental é eliminado durante a execução. O segredo é deixar o trabalho fluir naturalmente, sem interferir de hora em hora.

ZTD

Outro método para aumentar sua produtividade é por meio do sistema Zen To Do (ZTD). Nele, é possível encontrar variações das técnicas anteriores, porque ele propõe foco máximo nas tarefas mais importantes. De uma maneira bem estratégica, o importante é procurar atividades que não fazem a menor diferença durante o trabalho e eliminá-las da lista de pendências.

Para ficar mais fácil de entender o método, siga quatro passos: captura, processo, planejamento e execução. Esse processo inclui anotar qualquer tarefa que apareça na sua cabeça, dar algumas olhadas na caixa de e-mail durante o dia, para não acumular mensagens, definir as tarefas mais importantes e, como qualquer dica de produtividade, concentrar-se exclusivamente na atividade que está fazendo, sem pensar nas próximas. É importante definir um tempo para que ela não se estenda por todo o dia.

Usando técnicas ou não, aumentar a produtividade sua e de sua equipe é essencial para o crescimento de uma empresa. A Wave Software dispõe de algumas soluções interessantes para o bom desempenho de uma empresa, confira mais acessando este link: http://wavecorporate.com.br/bloquear-internet-wavetracker.html 

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